Název projektu: Rozvoj komunikačních nástrojů města Rychvald
Registrační číslo: CZ.03.4.74/0.0/0.0/19_109/0016892
Účel dotace: Optimalizace procesního řízení ve vztahu k automatizaci a robotizaci procesů v organizaci, zavedení nástrojů zlepšování komunikace organizace směrem k občanům.
Název klíčové aktivity 01: Webový portál vč. elektronické úřední desky
Popis klíčové aktivity: Aktivita se zaměřuje na webové stránky a elektronickou úřední desku.
Cíl: Zefektivnit komunikaci s občany, zvýšit kvalitativní i kvantitativní rozsah předávaných informací, zvýšit přístupnost informací širokému spektru občanů a zvýšit povědomí občanů o dění ve městě/na městském úřadu. Rozvíjet oboustrannou komunikaci, podněcovat občany k poskytování zpětné vazby a podnětů pro rozvoj města.
Zavádět moderní technologie a nástroje.
Aktivita zahrnuje:
-
- a) modernizaci webových stránek žadatele rozšířením jeho funkcionalit a integraci se sociálními sítěmi, což si vyžádá také změnu redakčního systému
- b) pořízení venkovního digitálního panelu a propojení webu na venkovní digitální panel, tj. rozšíření funkce elektronické úřední desky, která je součástí webu, jelikož digitální panel bude sloužit primárně jako digitální úřední deska.
Výstupy:
-
-
- Modernizované webové stránky
- Pořízený venkovní digitální panel s propojením na webové stránky
Název klíčové aktivity 02: Informační kampaně
Popis klíčové aktivity: Aktivita se zaměřuje na informační nástroje, rozvoj komunikace na sociálních sítích.
Cíl aktivity: Zlepšit informovanost veřejnosti o klíčových rozhodnutích města či o aktivitách úřadu/ve městě prostřednictvím ucelených informačních kampaní. Zapojit do komunikace s občany sociální sítě, zvýšit informovanost prostřednictvím rozšířeného spektra sociálních účtů města. Rozvoj kompetencí v práci s komunikačními nástroji města (zejména sociálními sítěmi).
Aktivita zahrnuje přípravu a realizaci informačních kampaní dvojího typu:
-
- a) audiovizuální reportáže na regionální TV (poběží po celou dobu projektu, 2x měsíčně, na téma aktuálního dění ve městě). Současně budou šířeny pomocí webových stránek žadatele, digitálního panelu a sociálních stránek (zpočátku hlavně Facebooku, v průběhu realizace projektu se mohou přidávat další soc. sítě).
- b) pilotní kampaň na sociálních sítích – v rámci rozvoje komunikace na sociálních sítích bude realizována ucelená informační kampaň, která bude tematicky navazovat na audiovizuální reportáže, případně zpracovávat témata, která se do reportáží na regionální TV nevejdou. Bude přinášet doplňující informace k odvysílaným reportážím, mapovat dění ve městě a podněcovat občany k poskytování zpětné vazby k aktuálním problémům a záměrům města.
Součástí aktivity budou také vzdělávací aktivity ke komunikaci, zejména na sociálních sítích a realizaci informačních kampaní pro komunikačního specialistu v celkovém rozsahu min. 40 hod.
Výstupy:
-
-
- Zpráva s vyhodnocením pilotní kampaně na soc. sítích
- Audiovizuální reportáže
- Pilotní kampaň na sociálních sítích
- Vzdělávací aktivity ke komunikaci, zejména na sociálních sítích pro komunikačního specialistu
Název klíčové aktivity 03: Komunikační strategie a manuál jednotné vizualizace
Popis klíčové aktivity:
Cíl aktivity: Nastavit celkové směřování města v oblasti komunikace směrem k občanům, sjednotit a zefektivnit způsob a podobu komunikace a tím zkvalitnit služby a činnosti místní samosprávy.
Aktivita zahrnuje:
-
- a) vytvoření komunikační strategie (střednědobého strategického dokumentu) – strategie bude zahrnovat analýzu prostředí a stávajících komunikačních nástrojů a aktivit (částečně realizovaných v rámci projektu), návrh komunikačních cílů a opatření, vč. návrhu kreativních participačních či prezentačních kampaní)
- b) pilotní ověření vybraných návrhů kreativních participačních či prezentačních kampaní
- c) doplnění manuálu jednotného vizuálního stylu města za účelem zatraktivnění vizuální komunikace města a rozšíření manuálu o nové návrhy aplikace jednotného vizuálního stylu pro vybrané prvky a nástroje komunikace.
Výstupy:
-
-
- Komunikační strategie
- Manuál jednotného vizuálního stylu města
Název klíčové aktivity 04: Automatizace procesů
Popis klíčové aktivity:
Cílem aktivity je optimalizovat a automatizovat vhodné ekonomické procesy MěÚ pořízením a implementací nové verze IS (rozšiřující stávající IS) a tím přispět k modernizaci úřadu (vnitřních procesů), zefektivnění práce úředníků, vyšší provázanosti procesů a používaných systémů a posílení kontrolních mechanismů.
Aktivita zahrnuje:
-
- a) Analýzu vybraných procesů a stávajícího informačního systému. Jedná se zejména o procesy týkající se financí/ekonomické agendy úřadu (účetnictví, rozpočet, platby, poplatky atd.) a s nimi související registry (evidence majetku, občanů, nemovitostí apod.) a správní agenda (matrika), zaměřené na zlepšování fungování činnosti uvnitř MěÚ -podrobněji viz příloha 2. Výstupem této dílčí aktivity bude analýza procesů (s rozpadem na dílčí aktivity a odpovědnosti) vhodných k automatizaci včetně návrhu k optimalizaci.
- b) Provedení optimalizace vybraných procesů vč. jejich automatizace za pomocí SW řešení. Bude pořízena nová verze informačního systému (SW) pro veřejnou správu (rozšíření stávajících modulů, pořízení modulu pro automatickou inventarizaci majetku, rozšíření agendy registrů) prostřednictvím kterého bude propojena většina ekonomických agend s řadou dalších agend a registrů/systémů, které je město povinné vést nebo které využívá, čímž dojde k optimalizaci vybraných procesů a k větší automatizaci základních činností v rámci těchto procesů. Dále bude pořízen mobilní terminál pro automatickou inventuru majetku. Přesný rozsah rozšíření IS vzejde z analýzy vybraných procesů.
- c) Proškolení pracovníků (klíčových uživatelů IS) v práci s novým (rozšířeným) IS
- d) Pilotní ověření (testování) IS
Výstupy:
-
-
- optimalizované a automatizované vhodné ekonomické procesy MěÚ
- pořízení a implementace nové verze IS (rozšiřující stávající IS)
Název klíčové aktivity 05: Řízení a administrace projektu, povinná publicita
Popis klíčové aktivity:
Tato aktivita zahrnuje veškeré činnosti spojené s řízením a administrací projektu a s publicitou projektu. Jejím cílem je zajistit bezproblémový průběh projektu v souladu s podmínkami programu OPZ a metodickými pokyny ŘO. Součástí této aktivity je příprava monitorovacích zpráv projektu a žádostí o platbu, příprava podkladů pro případné kontroly související s projektem, účast zástupců realizačního týmu při těchto kontrolách, konzultace s poskytovatelem dotace, zajištění publicity projektu, vedení oddělené účetní evidence projektu apod. V rámci aktivity budou také probíhat činnosti spojené s oslovením a výběrem dodavatelů jednotlivých služeb a dodávek.
Povinná publicita projektu bude realizována v rozsahu: Prezentace informací o projektu na internetových stránkách žadatele (www.rychvald.cz) a v místě realizace projektu (ve vstupních prostorách městeckého úřadu v Rychvaldu) bude po celou dobu realizace projektu umístěn plakát (velikost A3) se základními informacemi o projektu. Relevantní výstupy projektu budou označeny povinnými prvky vizuální identity OPZ.
